Office报表场景5｜批量报表：归档与集中汇总

OdooCC增强版场景课｜一次选单，分别获得逐份文件与汇总工作簿

本节学习目标

对同一批报价分别生成逐份Word归档文件和Excel集中汇总。

配套视频

配套视频已安排于 2026-10-15 09:00（北京时间） 公开。上线前播放器可能暂不可播放，可先学习下方完整图文。

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演示准备

使用已安装相应模块的演示或测试环境，准备截图所示的虚构业务样例。配置操作由具备相应权限的管理员或维护人员进行；日常使用与结果验收再按实际岗位账号核对。界面以本次演示为例，不同版本与配置下入口可能有所不同。

业务问题

处理一批订单时，员工需要每张单据各有一份文件，方便归档和对外沟通。管理者又需要集中汇总。如果逐个打印，再复制拼表，就容易漏单，也会增加重复操作。

操作与理解

1. 列表筛出三张演示报价，一次选择

在列表里筛出三张虚构报价，一次选中。这里两张使用人民币，一张使用美元。开始生成前，要先确认记录范围和币种，避免选错业务单据。

图：列表筛出三张演示报价，一次选择。点击图片可查看大图；业务数据均为虚构样例。

2. 逐份输出：Word销售报价

先看Word报价模板，批量方式是逐份文件，多张业务记录会分别生成，下载原格式时打包为ZIP。这个配置适合每张单据单独归档，而不是先手工拆分一个大文件。

3. 批量预览：每张报价保留自己的编号

选择Word销售报价后，预览里可以查看各张单据。下载Office文件得到逐份文档的压缩包，每张文件按对应单据命名。员工可以再分别归档或按企业流程人工发送。

图：批量预览：每张报价保留自己的编号。点击图片可查看大图；业务数据均为虚构样例。

4. 文件生成之后， 发送仍按企业流程处理

这里完成的是文件生成。它不会因为打包了报价，就自动替企业发邮件。实际使用时仍应按编号检查文件是否齐全，再进行归档或者对外发送，形成完整的业务操作流程。

5. 同一批记录，选择Excel批量汇总

随后对同样的三张记录选择Excel批量汇总。这份模板配置为合并工作簿，因此输出一个Excel文件。逐份文件与集中汇总对应不同用途，可以分别配置模板。

6. 订单汇总：查看客户、日期与金额

先看订单汇总工作表。三张单据的编号、客户、日期、币种、未税金额、税额和总额集中列示。管理者先看订单总体情况，再按需要查看各张单据的详情。

图：订单汇总：查看客户、日期与金额。点击图片可查看大图；业务数据均为虚构样例。

7. 商品明细：在同一工作簿查看产品

切换到商品明细工作表，各张订单的产品内容也整理到同一个工作簿。章节和备注可以保留，商品数量、折扣与金额来自业务明细，减少重新导出以后再拼接表格的步骤。

图：商品明细：在同一工作簿查看产品。点击图片可查看大图；业务数据均为虚构样例。

8. 按币种分别合计，继续核对才有依据

这批数据有人民币和美元，模板分别汇总。人民币含税合计二千九百一十五点四，美元含税合计三千六百一十六。两种币种不能直接加成一个数字，再拿它当业务总额。

9. 一次选单， 对应两类实际使用需求

这个场景的价值，是让同一批业务数据服务两类文档需求。员工获得逐份文件，管理者获得集中汇总。先确认选单范围，再核对编号、明细和币种，减少重复操作与漏单。

结果核对

• 三张虚构报价都进入输出，逐份文件按各自单据命名。
• Word原格式批量下载为ZIP；Excel汇总为一个工作簿，含订单汇总与商品明细。
• 人民币含税合计2915.4元，美元3616元，分别核对，不直接相加。

使用边界

本节完成文件生成，不自动发送邮件。记录范围、文件数量和币种必须复核，多币种统一分析需要另行明确汇率与期间。

动手练习

选3张测试报价，其中至少包含两种币种，逐项对照ZIP文件数、汇总编号、明细数和分币种合计。

老赵的实践建议

先让一份常用模板稳定生成，再扩展更多文档。用典型单据逐项核对字段、金额和版式，把模板维护与业务使用的责任讲清楚。

如需体验本节场景，可通过OdooCC官网“服务与合作”联系老赵领取演示账号。